Pollab

§ 1

1. Klub Polskich Laboratoriów Badawczych POLLAB (zwany dalej Klubem) jest zorganizowanym forum współdziałania i wymiany doświadczeń w zakresie praktycznego wdrażania systemów zarządzania, postanowień norm i przepisów prawa.
2. Klub jest organizacją niezależną.
3. Klub współpracuje ze stowarzyszeniami i organizacjami o podobnym profilu działalności.
4. Obsługę finansową, organizacyjną i prawną Klubu prowadzi Stowarzyszenie Klub Polskich Laboratoriów Badawczych POLLAB w Warszawie.

§ 2

1. Terenem działalności Klubu jest obszar Rzeczypospolitej Polskiej, a siedzibą jego organów jest miasto stołeczne Warszawa.
2. Klub działa na podstawie postanowień niniejszego regulaminu.
3. Działalność Klubu, w tym wszystkich jego organów, jest jawna.

§ 3

      W ramach Klubu mogą być tworzone sekcje oraz komisje problemowe.

§ 4

1. Logo Klubu posiada Prawo Ochronne nr 281127 Urzędu Patentowego Rzeczpospolitej Polskiej, które może być używane jako znak graficzny przez:

       -Zarząd, sekcje i komisje problemowe,

     -członków rzeczywistych Klubu na ich drukach firmowych i w materiałach reklamowych z dodaniem informacji o treści „Członek rzeczywisty Klubu POLLAB nr …”

      2. Inne formy wykorzystania logo Klubu regulowane są uchwałami Zarządu Klubu.

§ 5

Celem Klubu jest:

1. Wspieranie współpracy między laboratoriami, klubami i innymi organizacjami działającymi na rzecz systemów zarządzania.
2. Ułatwianie wymiany informacji między członkami Klubu, dotyczących jakości badań i pomiarów, aspektów technicznych, metod, procedur, wymagań prawnych itp.
3. Informowanie o nowych publikacjach, normach, a także innych dokumentach dotyczących przedmiotu działalności Klubu.
4. Wspieranie wymiany bieżących informacji z zakresu normalizacji i akredytacji.
5. Inicjowanie, organizowanie badań biegłości / porównań międzylaboratoryjnych oraz informowanie laboratoriów o dostępnych programach.
6. Promowanie i wspieranie działalności Klubu i jego członków.
7. Wyrażanie opinii i stanowisk w przedmiocie działalności Klubu.

§ 6

Formy i sposoby działania Klubu:

1. Organizowanie spotkań członków Klubu, sekcji i komisji problemowych.
2. Organizowanie sympozjów, konferencji, seminariów i szkoleń.
3. Publikowanie materiałów informacyjnych i szkoleniowych.
4. Wydawanie biuletynów i komunikatów Klubu.
5. Organizowanie badań biegłości i porównań międzylaboratoryjnych.
6. Promocja i wymiana doświadczeń i osiągnięć członków Klubu.
7. Podejmowanie inicjatyw i opiniowanie dokumentów z obszaru działalności Klubu.
8. Udział w pracach organizacji międzynarodowych w zakresie zagadnień będących przedmiotem zainteresowania członków Klubu (EUROLAB, EURACHEM, IECEE-CB, ILAC, EA, IAF, itp.) i rozpowszechnianie zdobytej wiedzy wśród członków Klubu.

§ 7

Klub składa się z członków:

1. Rzeczywistych
2. Wspierających
3. Honorowych

§ 8

1. Członkiem rzeczywistym Klubu może być:

           -    Laboratorium,

           -    Jednostka certyfikująca,

           -    Osoba fizyczna lub prawna zainteresowana działalnością Klubu.

       2. Członek rzeczywisty reprezentowany jest przez przedstawiciela upoważnionego na piśmie.

§ 9

Członek rzeczywisty ma prawo do:

1. Czynnego i biernego prawa wyborczego, zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu.
2. Delegowania swoich przedstawicieli do prac w sekcjach i komisjach problemowych.
3. Udziału swoich przedstawicieli w konferencjach, sympozjach, szkoleniach oraz innych formach działalności prowadzonych przez Klub.
4. Występowania z wnioskami do organów Klubu.
5. Dostępu do wydawnictw Klubu.
6. Dokonywania zmiany reprezentującego go przedstawiciela.
7. Stosowania logo Klubu w swojej działalności zgodnie z § 4 niniejszego Regulaminu.
8. Odwołania się od decyzji Zarządu do Walnego Zgromadzenia.

§ 10

Członek rzeczywisty jest obowiązany do:

1. Realizacji celów działania Klubu, określonych w Regulaminie.
2. Przestrzegania postanowień Regulaminu i uchwał organów Klubu.
3. Uczestnictwa, poprzez swoich przedstawicieli, w pracach i działalności Klubu.
4. Opłacania składek w wysokości ustalonej przez Walne Zgromadzenie, w terminie do końca I kwartału za dany rok kalendarzowy.

§ 11

Członkostwo rzeczywiste ustaje na skutek:

1. Pisemnej rezygnacji złożonej do Zarządu Klubu.
2. Skreślenia na podstawie uchwały Zarząd Klubu, w przypadku:

          - zalegania z opłatą składek członkowskich przez okres 6 miesięcy, pomimo uprzedniego pisemnego upomnienia,

          - rażącego naruszenia Regulaminu Klubu.

§ 12

1. Członkiem wspierającym może być osoba fizyczna lub prawna, zainteresowana działalnością Klubu i współdziałająca z Klubem zgodnie z pisemną deklaracją uzgodnioną z Zarządem Klubu.
2. Członek wspierający ma prawo do odpłatnego udziału (bez prawa wyborczego), poprzez swego przedstawiciela, w Walnym Zgromadzeniu, sekcji i komisji problemowych, sympozjach itp.
3. Członek wspierający traci prawa członkowskie:

           -    na skutek pisemnej rezygnacji złożonej do Zarządu Klubu,

           -    jeśli w okresie 2 lat nie świadczył zadeklarowanych usług na rzecz Klubu.

Decyzję o skreśleniu podejmuje Zarząd Klubu w drodze uchwały.

§ 13

1. Członkiem honorowym może zostać osoba fizyczna szczególnie zasłużona w realizacji celów Klubu. Godność członka honorowego nadaje Walne Zgromadzenie członków Klubu na wniosek Zarządu Klubu.
2. Członek honorowy ma prawo do:

           -    udziału z głosem doradczym na Walnym Zgromadzeniu członków Klubu,

           -    uczestnictwa, na wniosek Zarządu Klubu, z głosem doradczym w posiedzeniach Zarządu Klubu,

           -    zgłaszania wniosków i wypowiadania się w sprawach Klubu.

§ 14

Najwyższą władzą Klubu jest Walne Zgromadzenie.

Organami Klubu są:

 -  Walne Zgromadzenie,

-   Zarząd Klubu,

-    Komisja Rewizyjna.

Walne Zgromadzenie

§ 15

Do kompetencji Walnego Zgromadzenia należy:

1. Uchwalanie Regulaminu Klubu i Regulaminu Komisji Rewizyjnej.
2. Określanie i uchwalenie głównych kierunków działalności merytorycznej, organizacyjnej i finansowej Klubu.
3. Ocena pracy oraz przyjmowanie sprawozdań Zarządu Klubu.
4. Udzielanie absolutorium Zarządowi Klubu.
5. Zatwierdzanie rocznego planu rzeczowo - finansowego Klubu.
6. Uchwalanie wysokości składek członkowskich.
7. Uchwalanie przystąpienia do organizacji krajowych i zagranicznych oraz wystąpienia z nich.
8. Uchylanie uchwał Zarządu Klubu.
9. Wybór i odwołanie Prezesa Zarządu Klubu, członków Zarządu Klubu i członków Komisji Rewizyjnej.
10. Podejmowanie decyzji o rozwiązaniu Klubu.

§ 16

1. Walne Zgromadzenie jest zwoływane nie rzadziej niż raz na rok przez Zarząd Klubu.
2. O terminie, miejscu i porządku obrad Walnego Zgromadzenia, Zarząd Klubu zawiadamia pisemnie członków Klubu nie później niż na 4 tygodnie przed ustaloną datą Walnego Zgromadzenia.
3. Zarząd Klubu ma obowiązek zwołać Walne Zgromadzenie na pisemny wniosek co najmniej 1/3 członków rzeczywistych Klubu.
4. Komisja Rewizyjna ma prawo zwołać Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie, zgodnie z „Regulaminem Komisji Rewizyjnej Klubu POLLAB”.

§ 17

1. Walne Zgromadzenie jest prowadzone zgodnie z „Regulaminem obrad
   Walnego Zgromadzenia Klubu POLLAB” zatwierdzanym przez Zarząd Klubu.
2. W Walnym Zgromadzeniu, z głosem stanowiącym, biorą udział upoważnieni przedstawiciele członków rzeczywistych Klubu, którzy potwierdzają swoją obecność na zebraniu podpisem na liście obecności. W przypadku obrad prowadzonych online lub hybrydowo, obecność może być potwierdzona na podstawie danych z logowania uczestników do wybranej platformy elektronicznej obsługującej wydarzenie
3. Członek rzeczywisty dysponuje jednym głosem stanowiącym.
4. W Walnym Zgromadzeniu z głosem doradczym, mogą brać udział upoważnieni przedstawiciele członków wspierających Klub i członkowie honorowi.

§ 18

Uchwały Walnego Zgromadzenia zapadają zwykłą większością głosów, przy obecności:

  -  1/3 liczby członków rzeczywistych w I terminie zwołania Walnego Zgromadzenia,

  -  bez względu na liczbę członków rzeczywistych w II terminie zwołania Walnego Zgromadzenia.

Wyjątek stanowią uchwały w sprawie zmiany Regulaminu Klubu POLLAB oraz rozwiązania Klubu. Uchwały te podejmowane są zgodnie z trybem przedstawionym
w § 32 i § 33 niniejszego Regulaminu.

Zarząd Klubu

§ 19

1. Zarząd Klubu jest wybierany na daną kadencję przez Walne Zgromadzenie w głosowaniu tajnym.
2. W skład Zarządu Klubu wchodzi od 5 do 10 członków wybieranych przez Walne Zgromadzenie. Ostateczną liczbę wybieranych członków ustala Walne Zgromadzenie.
3. Walne Zgromadzenie w odrębnym głosowaniu wybiera Prezesa, a następnie członków Zarządu.
4. Kadencja Prezesa trwa 4 lata i może on pełnić swoją funkcję nie dłużej niż przez dwie kolejne kadencje.
5. Kadencja członków Zarządu Klubu trwa 4 lata.
6. Dodatkowo w skład Zarządu wchodzi przedstawiciel Stowarzyszenia Klub Polskich Laboratoriów Badawczych POLLAB.
7. Zarząd Klubu, na pierwszym posiedzeniu, wybiera Wiceprezesów, w tym Wiceprezesa ds. Finansowych.
8. Członkiem Zarządu przestaje być przedstawiciel członka rzeczywistego Klubu
   z chwilą ustania jego członkostwa.
9. W przypadku ustąpienia członków Zarządu Klubu w trakcie trwania kadencji, Zarządowi przysługuje prawo wystąpienia na najbliższym Walnym Zgromadzeniu
   o przeprowadzenie wyborów uzupełniających.

§ 20

Do kompetencji Zarządu Klubu należy:

1. Opracowywanie projektów rocznych planów rzeczowo-finansowych Klubu
   i przedstawianie ich do zatwierdzenia przez Walne Zgromadzenie.
2. Kształtowanie struktury organizacyjnej Klubu poprzez tworzenie sekcji i komisji problemowych.
3. Zatwierdzanie dokumentów regulujących zasady działania Klubu.
4. Delegowanie przedstawicieli Klubu do prac w organizacjach międzynarodowych
   w zakresie merytorycznej działalności Klubu.
5. Koordynacja prac realizowanych przez sekcje i komisje problemowe.
6. Organizacja Walnych Zgromadzeń Klubu.
7. Nadzór nad realizacją planu rzeczowo-finansowego Klubu i planów działalności sekcji i komisji problemowych.
8. Opracowywanie rocznych sprawozdań z działalności Klubu i przedstawianie ich Walnemu Zgromadzeniu.
9. Współpraca z instytucjami i organizacjami krajowymi i międzynarodowymi w zakresie merytorycznej działalności Klubu.
10. Prowadzenie działalności wydawniczej Klubu.
11. Organizowanie konferencji, sympozjów, szkoleń, itp
12. Przyjmowanie członków Klubu na podstawie pisemnych deklaracji.
13. Podejmowanie decyzji w sprawach realizacji zadań wynikających z celów,
    form i sposobów działania Klubu, określonych w § 5 i § 6 niniejszego Regulaminu.
14. Podejmowanie uchwał dotyczących zakresu działalności Klubu.

§ 21

W sprawach oświadczeń woli, w sprawach finansowych i udzielania pełnomocnictw, wymagane są podpisy dwóch członków Zarządu, w tym Prezesa lub Wiceprezesa.

§ 22

1. Posiedzenia Zarządu Klubu zwołuje Prezes Zarządu lub Wiceprezes Zarządu.
2. Posiedzeniom przewodniczy Prezes Zarządu Klubu, a w razie jego nieobecności Wiceprezes.
3. Uchwały Zarządu Klubu zapadają zwykłą większością głosów, przy obecności
   co najmniej połowy członków.
4. W razie równości głosów, rozstrzyga głos przewodniczącego posiedzenia.
5. Posiedzenia Zarządu są protokołowane i przyjmowane na następnym posiedzeniu. Protokół podpisuje w imieniu Zarządu Prezes lub Wiceprezes.

Rada Programowa

§ 23

1. Przy Zarządzie Klubu może działać Rada Programowa, jako gremium doradczo-opiniodawcze Prezesa Klubu.
2. Rada Programowa Klubu jest powoływana przez Zarząd Klubu.
3. Kadencja Rady Programowej trwa nie dłużej niż 4 lata.
4. W skład Rady Programowej wchodzi przedstawiciel Zarządu.
5. Rada Programowa działa poprzez sesje plenarne zwoływane w miarę potrzeb.

§ 24

Do zadań Rady Programowej należy:

1. Inspirowanie kierunków działań Klubu.
2. Opiniowanie bieżącej działalności Klubu.
3. Wnioskowanie do Zarządu o powołanie sekcji i komisji problemowej.

Komisja Rewizyjna

§ 25

1. Komisja Rewizyjna jest organem wewnętrznej kontroli Klubu.
2. Komisja Rewizyjna wybierana jest przez Walne Zgromadzenie spośród członków rzeczywistych Klubu w głosowaniu tajnym.
3. W skład Komisji Rewizyjnej wchodzi od 3 do 5 członków, liczbę członków ustala Walne Zgromadzenie.
4. Kadencja Komisji Rewizyjnej trwa 4 lata, a jej członkowie mogą pełnić swoje funkcje nie dłużej niż przez dwie kolejne kadencje.
5. Członkowie Komisji Rewizyjnej na pierwszym posiedzeniu wybierają ze swego grona przewodniczącego, który kieruje pracami Komisji oraz sekretarza.
6. W przypadku ustąpienia członków Komisji Rewizyjnej w trakcie trwania kadencji, organowi przysługuje prawo wystąpienia na najbliższym Walnym Zgromadzeniu o przeprowadzenie wyborów uzupełniających.
7. Członkiem Komisji Rewizyjnej przestaje być przedstawiciel członka rzeczywistego Klubu z chwilą ustania jego członkostwa.

§ 26

1. Komisja Rewizyjna jest powołana do przeprowadzania corocznych kontroli działalności Klubu.
2. Komisja Rewizyjna ma prawo przeprowadzania kontroli częściowych i doraźnych.
3. Komisja Rewizyjna może występować do Walnego Zgromadzenia i/lub Zarządu Klubu z wnioskami i zaleceniami wynikającymi z przeprowadzonych kontroli.
4. Członkowie Komisji Rewizyjnej mogą brać udział w posiedzeniach Zarządu Klubu z głosem doradczym.
5. Komisja Rewizyjna przedstawia Walnemu Zgromadzeniu ocenę rocznej działalności Klubu wraz z wnioskiem o udzielenie absolutorium Zarządowi Klubu.
6. Uchwały Komisji Rewizyjnej podejmowane są w głosowaniu jawnym i zapadają bezwzględną większością głosów w obecności co najmniej połowy ogólnej liczby członków Komisji.
7. Szczegółowy zakres pracy Komisji Rewizyjnej określa „Regulamin Komisji Rewizyjnej Klubu POLLAB” zatwierdzany przez Walne Zgromadzenie.

§ 27

1. Sekcje i komisje problemowe grupują członków Klubu o podobnej specjalności branżowej, naukowej lub zainteresowaniach tematycznych.
2. Celem sekcji i komisji problemowych jest wykonywanie zadań Klubu w zakresie swoich specjalności.

§ 28

1. Sekcje i komisje problemowe powołuje i odwołuje Zarząd Klubu.
2. O powołaniu sekcji i komisji problemowych, ich charakterze i zakresie prac decyduje Zarząd Klubu na wniosek zainteresowanych członków Klubu lub Rady Programowej.
3. Sekcje i komisje problemowe działają zgodnie z Regulaminem Klubu, na podstawie opracowanego i zatwierdzonego przez Zarząd „Regulaminu Sekcji/Komisji Klubu POLLAB”.
4. Ciałem zarządzającym pracą sekcji i komisji problemowych jest Kolegium wybierane przez członków sekcji i komisji problemowych.
5. Kadencja Kolegium sekcji i komisji problemowych trwa 4 lata.
6. Członkowie sekcji i komisji problemowych na pierwszym posiedzeniu wybierają ze swego grona Przewodniczącego, Wiceprzewodniczącego oraz Sekretarza. Przewodniczący kieruje pracami sekcji i komisji problemowych.
7. Przewodniczący sekcji i komisji problemowych mogą brać udział w posiedzeniach Zarządu Klubu z głosem doradczym.
8. Sekcje i komisje problemowe składają Zarządowi Klubu sprawozdania ze swojej działalności w okresach ustalonych przez Zarząd Klubu.
9. Przewodniczący sekcji i komisji problemowych są zobowiązani do zorganizowania w danym roku kalendarzowym minimum jednego spotkania członków sekcji/komisji problemowych.

§ 29

Działalność Klubu jest prowadzona na podstawie rocznego planu rzeczowo-finansowego opracowywanego przez Zarząd Klubu i zatwierdzanego przez Walne Zgromadzenie.

§ 30

Środki finansowe Klubu stanowią:

1. Składki członkowskie.
2. Subwencje, darowizny, zapisy.
3. Środki otrzymywane od członków wspierających.
4. Wpływy z regulaminowej działalności.

§ 31

Koszty działalności Klubu obejmują:

1. Wynagrodzenia i koszty administracyjne.
2. Koszty delegacji osób realizujących przedsięwzięcia Klubu.
3. Inne koszty wynikające z bieżącej działalności Klubu.

§ 32

Uchwałę w sprawie zmiany Regulaminu podejmuje Walne Zgromadzenie większością 2/3 głosów, przy obecności:

 -  co najmniej połowy członków rzeczywistych, w I terminie zwołania Walnego Zgromadzenia,

 -  bez względu na liczbę członków rzeczywistych, w II terminie zwołania Walnego Zgromadzenia.

§ 33

1. Pisemny wniosek o rozwiązanie Klubu POLLAB może złożyć 1/3 członków rzeczywistych Klubu.
2. Uchwałę o rozwiązaniu Klubu podejmuje Walne Zgromadzenie większością 2/3 głosów przy obecności co najmniej połowy członków rzeczywistych.
3. W razie podjęcia przez Walne Zgromadzenie uchwały o rozwiązaniu Klubu, Walne Zgromadzenie podejmuje jednocześnie uchwałę o przeznaczeniu majątku Klubu oraz powołuje Komisję Likwidacyjną i określa zasady jej działania.

§ 34

Sprawy nieuregulowane niniejszym Regulaminem będą rozstrzygane przez Walne Zgromadzenie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

§ 35

Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem uchwalenia go przez Walne Zgromadzenie.